Darbo organizavimas – kaip tai daryti efektyviai?

Darbo efektyvumas

Nuo to, kaip organizuojamas darbas, priklauso įmonės veiklos efektyvumas. Jei susiduriame su organizavimo problemomis, sulėtėja pardavimai, gamyba, jaučiasi chaosas viduje. Siekiant padidinti darbo organizavimo efektyvumą, reikia įsidiegti aiškią sistemą, kuri suteiktų matomumo kasdieninėse užduotyse. Patarimai, į ką reiktų atkreipti dėmesį siekiant padidinti darbų organizavimo efektyvumą.

Tikslų nustatymas

Kokiu tikslu aš atlieku paskirtas užduotis? Koks tikėtinas rezultatas? Tikslų išsikėlimas pagal padalinius, atskiras veiklas, projektus leidžia lengviau organizuoti darbus. Turint konkretų tikslą, į tai orientuojamos užduotys bei adaptuojamos priemonės, leidžiančios greičiau pasiekti įmonės tikslus. Žinant, vardan ko dirbama ir ko tikimasi, laiko valdymas ir darbo organizavimas tampa neatsiejami.

Laiko planavimas

Turint tikslą, reikia nusistatyti laikotarpį, per kurį šis tikslas turėtų būti pasiektas. Turint konkrečias datas, atitinkamai galima planuoti užduotis laike. Taip darbo organizavimas tampa tvarkingas, nebelieka padriko užduočių vykdymo, galima planuoti laiką. Užduočių planavimui dažnai naudojamas planavimo kalendorius. Jis gali būti elektroninis arba popierinis, priklausomai nuo to, kas darbuotojui yra patogiau. Planuojant užduotis laike, matome, kiek turime dar laisvo laiko papildomoms užduotims atlikti. Susiplanavus užduotis kitai dienai, galime jaustis ramiau, nes žinome, ką turėsime atlikti, atsiranda nusiteikimas, nebelieka netikėtų staigmenų ar nepasiruošimo. Išmokti planuoti laiką galima planavimo mokymuose PLANAVIMO DIRBTUVĖS.

Matomumas

Labai svarbu, kad darbuotojai matytų, kaip jie yra susiję tarpusavyje užduotimis ir kokios yra atsakomybės atitinkamuose projektuose. Projekto planavimas gali tapti daug paprastesnis, jei tam naudosime atitinkamas priemones. Planavimo įrankių gali būti įvairių, kokį pasirinks įmonė, priklauso nuo jos veiklos specifikos. Esant matomumui, galima planuoti kasdienines užduotis, matyti, kuriame etape yra esamas projektas, terminus, atsakingus asmenis, į kuriuos reikia kreiptis, jei kyla klausimų. Dažnai mes nežinome, atlikus užduotį, kam ją reikia perleisti, koks sekantis etapas, kas už ką atsakingas. Komandinio darbo organizavimas tampa lengvesnis, įdiegus planavimo įrankius ir esant reikalingam matomumui.

Susirinkimų struktūra

Kad darbo organizavimas įmonėje būtų efektyvesnis, reikia turėti aiškią susirinkimų struktūrą. Dažnai susirinkimai vyksta chaotiškai – netelpama į nustatytą laiką, kalbama vienas per kitą, pateikiama nereikalinga informacija. Norint to išvengti, reikia suplanuoti susirinkimo eigą. Susirinkimas turi trukti tiek, kiek yra skirta laiko. Tam, kad būtų laikomasi tvarkos ir susirinkimas baigtųsi numatytu laiku, reikalingas atsakingas asmuo, kuris kuruotų visą susirinkimo eigą ir būtų atsakingas už sklandų vyksmą. Kiekvienam susirinkimo dalyviui turi būti skirta atitinkamai laiko pristatyti informacijai ir atsakyti į reikalingus klausimus. Atsižvelgiant į gautą informaciją, kiekvienam susirinkimo dalyviui pateikiamos užduotys ar klausimai, į kuriuos jis turės atsakyti kito susirinkimo metu. Susirinkimai turi būti orientuoti į projekto ar įmonės tikslus, taip darbo organizavimas vyks sistemingai.

Darbuotojo identifikavimas ir funkcijų priskyrimas

Kiekvienas darbuotojas yra skirtingas kaip asmenybė. Todėl informacija ir funkcijos turi būti priskirtos atitinkamai. Įmonėje reikia atrasti optimalią informacijos pateikimo sistemą, kad ji būtų priimtina ir suprantama darbuotojams. Vieni labiau priima vizualinę informaciją, kiti žodinę, vieni gabesni komunikacijoje, kiti analitikoje. Atradus aukso viduriuką ir pritaikius optimaliausią darbų organizavimo sistemą, įmonės veikla vyks sklandžiau ir efektyviau.

Vadovaujantis šiais patarimais, padidinsite darbo organizavimo efektyvumą. Atsiradęs matomumas leis lengvai planuoti kasdienines veiklas ir užduotis. Taip įmonės tikslai taps lengviau pasiekiami, o darbuotojai jausis užtikrintai savo vietose.

Turimus projektus organizacijoje galima išmokti valdyti vadovaujantis MINČIŲ ŽEMĖLAPIU.